Oddanie drukarki do serwisu często wiąże się z koniecznością przewiezienia jej samochodem, przekazania kurierowi albo przeniesienia pomiędzy budynkami. Sam transport wydaje się prosty, jednak urządzenia drukujące mają elementy, które źle znoszą uderzenia, przechylenie lub swobodne przemieszczanie się wewnątrz obudowy. Szczególnej ostrożności wymagają drukarki atramentowe wyposażone w układ z tuszem oraz cięższe urządzenia laserowe. Nieprawidłowe przygotowanie może spowodować wyciek materiału eksploatacyjnego, pęknięcie elementów obudowy, uszkodzenie podajników albo powstanie problemu, którego przed transportem w ogóle nie było. Drukarkę warto zabezpieczyć tak, aby podczas przewozu pozostawała możliwie stabilna, a wystające i ruchome części nie były narażone na nacisk.
Przed pakowaniem warto wykonać prosty test i zanotować aktualne objawy usterki
Zanim urządzenie zostanie wyłączone, dobrze jest zapisać dokładny charakter problemu. Jeśli drukarka nadal działa, można wykonać jedną stronę testową lub zachować przykład wadliwego wydruku.
Dla serwisanta kartka z widoczną smugą, powtarzającą się plamą czy brakującym kolorem może być znacznie bardziej użyteczna niż ogólne stwierdzenie, że urządzenie „źle drukuje”.
Warto również zanotować treść komunikatu błędu. Jeśli pojawia się kod, najlepiej zapisać go dokładnie. Dzięki temu po dostarczeniu urządzenia nie trzeba próbować odtwarzać problemu z pamięci.
Drukarkę należy prawidłowo wyłączyć przed odłączeniem przewodu zasilającego
Szczególnie w przypadku urządzeń atramentowych nie powinno się rozpoczynać przygotowania do transportu od nagłego wyciągnięcia wtyczki z gniazdka. Najpierw warto użyć standardowego przycisku zasilania i poczekać, aż urządzenie zakończy procedurę wyłączania.
W wielu konstrukcjach po wyłączeniu ruchome elementy wracają do pozycji spoczynkowej. Przerwanie zasilania w przypadkowym momencie może pozostawić je w niewłaściwym położeniu.
Dopiero po pełnym wyłączeniu można odłączyć przewody i rozpocząć dalsze przygotowania.
Wszystkie przewody powinny zostać odłączone i zapakowane oddzielnie od urządzenia
Po wyłączeniu drukarki można odłączyć przewód zasilający, USB, Ethernet oraz pozostałe kable używane przy danym modelu. Nie należy pozostawiać ich podłączonych na czas transportu.
Wystająca wtyczka może podczas uderzenia zadziałać jak dźwignia i uszkodzić gniazdo. Nawet niewielkie przesunięcie ciężkiego urządzenia może wtedy doprowadzić do kosztownej naprawy portu.
Przewody najlepiej zwinąć bez mocnego załamywania i umieścić osobno. Jeśli do serwisu przekazywane są również akcesoria, dobrze oznaczyć je tak, aby później łatwo było ustalić, do którego urządzenia należą.
Papier należy wyjąć z podajników przed rozpoczęciem pakowania drukarki
Pozostawienie ryzy papieru w kasecie zwiększa ciężar urządzenia i może powodować przesuwanie się arkuszy podczas transportu. Papier może również dostać się głębiej do mechanizmu w niekontrolowany sposób.
Dlatego przed pakowaniem najlepiej opróżnić wszystkie podajniki, w tym podajnik ręczny i dodatkowe kasety, jeśli urządzenie je posiada.
Warto przy okazji sprawdzić, czy w torze papieru nie pozostał arkusz po wcześniejszym zacięciu. Jeśli drukarka jedzie do serwisu właśnie z powodu problemów z transportem papieru, nie należy jednak na siłę wyciągać elementów znajdujących się głęboko wewnątrz urządzenia.
Wysuwane podajniki i podpórki papieru powinny zostać złożone przed transportem
Elementy wystające poza główny obrys obudowy są szczególnie podatne na uszkodzenia. Plastikowa podpórka odbiorcza może bez problemu utrzymać kilka wydrukowanych stron, ale nie jest zaprojektowana do przenoszenia ciężaru całego urządzenia.
Jeżeli konstrukcja pozwala na jej złożenie, należy zrobić to przed pakowaniem. Podobnie warto postąpić z podajnikami i prowadnicami.
Nie należy natomiast na siłę zamykać elementu, który stawia nietypowy opór. Może to oznaczać, że w środku znajduje się papier lub inna przeszkoda.
Materiały eksploatacyjne trzeba przygotować zgodnie z konstrukcją konkretnego urządzenia
Jednym z częstszych pytań jest to, czy przed transportem należy wyjąć toner albo tusz. Nie ma jednej odpowiedzi właściwej dla wszystkich drukarek.
W niektórych konstrukcjach materiał może pozostać na swoim miejscu, natomiast w innych producent przewiduje określony sposób przygotowania urządzenia do przenoszenia. Szczególnej ostrożności wymagają systemy z atramentem, ponieważ niewłaściwe przechylenie może prowadzić do wycieku.
Dlatego nie warto automatycznie wyjmować wszystkich wkładów. Najbezpieczniej postępować zgodnie z zasadami transportu przewidzianymi dla danego typu urządzenia.
Drukarka z systemem stałego zasilania atramentem wymaga szczególnej ostrożności podczas przewożenia
Modele wykorzystujące zbiorniki z atramentem powinny być traktowane inaczej niż niewielkie drukarki z klasycznymi kartridżami. Ciekły tusz może przemieścić się, jeśli urządzenie zostanie położone na boku lub odwrócone.
Przed przewozem należy sprawdzić, czy konstrukcja posiada rozwiązania przeznaczone do zabezpieczania układu na czas transportu. Nie należy improwizować przez zaklejanie przypadkowych otworów taśmą.
Najważniejszą zasadą jest utrzymywanie urządzenia w prawidłowej pozycji. Informację o konieczności przewozu pionowego warto również przekazać osobie transportującej sprzęt.
Drukarki atramentowej nie powinno się bez potrzeby obracać ani kłaść na boku
Nawet jeśli obudowa jest niewielka, wygodniejszy sposób włożenia urządzenia do samochodu nie zawsze jest bezpieczny. Położenie drukarki na boku może spowodować przemieszczanie się atramentu oraz obciążenie elementów, które normalnie nie pracują w takiej pozycji.
Najlepiej przewozić sprzęt w orientacji zbliżonej do tej, w której stoi podczas codziennego użytkowania.
Jeżeli urządzenie musi zostać wysłane kurierem, opakowanie powinno jasno sugerować właściwe ustawienie, a sama drukarka musi być zabezpieczona również na wypadek mniej delikatnego obchodzenia się z paczką.
Kaseta z tonerem wymaga ostrożności, jeśli musi zostać wyjęta przed transportem
Jeżeli sposób przygotowania konkretnego modelu wymaga wyjęcia kasety, należy obchodzić się z nią delikatnie. Toner jest drobnym proszkiem, dlatego wkładu nie powinno się rzucać, gwałtownie obracać ani pozostawiać bez zabezpieczenia.
Kasetę najlepiej umieścić w odpowiednim opakowaniu chroniącym ją przed uszkodzeniem i rozsypaniem zawartości. Nie należy dotykać wrażliwych powierzchni, jeśli są dostępne po wyjęciu wkładu.
W przypadku wątpliwości lepiej ustalić z serwisem, czy materiał eksploatacyjny ma zostać dostarczony razem z drukarką.
Toner lub tusz mogą być potrzebne serwisowi do odtworzenia zgłoszonego problemu
Jeśli urządzenie jest oddawane z powodu jakości wydruku, materiał eksploatacyjny może mieć znaczenie diagnostyczne. Smugi, brak koloru, zabrudzenia lub blade wydruki mogą być związane zarówno z drukarką, jak i z wkładem.
Wyjęcie tonera i pozostawienie go w domu może więc utrudnić odtworzenie problemu. Podobna sytuacja występuje przy tuszu.
Przed przekazaniem urządzenia warto ustalić, czy serwis potrzebuje aktualnie używanych materiałów. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której drukarka dociera na miejsce, ale diagnostyka nie może zostać rozpoczęta w takich samych warunkach, w jakich występowała usterka.
Oryginalne pudełko z dopasowanymi zabezpieczeniami jest najlepszym rozwiązaniem transportowym
Jeśli zachowało się fabryczne opakowanie, warto z niego skorzystać. Wkłady ochronne są dopasowane do kształtu urządzenia i ograniczają jego przemieszczanie się.
Samo włożenie drukarki do dużego kartonu nie zapewnia odpowiedniej ochrony. Wolna przestrzeń sprawia, że sprzęt może przesuwać się przy hamowaniu samochodu albo podczas przenoszenia paczki.
Oryginalne opakowanie jest szczególnie przydatne przy wysyłce kurierskiej, gdzie użytkownik nie ma kontroli nad każdym etapem transportu.
Brak fabrycznego opakowania wymaga zastosowania solidnego kartonu i odpowiedniej amortyzacji
Jeżeli oryginalnego pudełka już nie ma, trzeba przygotować zastępcze zabezpieczenie. Karton powinien być na tyle mocny, aby utrzymać ciężar urządzenia bez odkształcania.
Drukarka nie powinna stykać się bezpośrednio ze ściankami opakowania. Przestrzeń wokół niej należy wypełnić materiałem amortyzującym, zwracając szczególną uwagę na narożniki.
Zabezpieczenie powinno utrzymywać urządzenie stabilnie, ale nie może naciskać z dużą siłą na delikatne elementy obudowy.
Folia bąbelkowa może chronić obudowę, ale nie zastąpi stabilnego unieruchomienia urządzenia
Owinięcie drukarki kilkoma warstwami materiału ochronnego zabezpiecza ją przed otarciami i częścią drobnych uderzeń. Nie rozwiązuje jednak problemu przesuwania się ciężkiego sprzętu wewnątrz kartonu.
Jeśli po zamknięciu pudełka urządzenie może swobodnie przemieszczać się o kilka centymetrów, opakowanie nie jest gotowe do transportu.
W przypadku większych drukarek szczególnie ważne jest zabezpieczenie dolnej części paczki, ponieważ to ona przejmuje znaczną część obciążenia.
Skaner i automatyczny podajnik dokumentów wymagają ochrony przed przypadkowym otwarciem
Urządzenia wielofunkcyjne posiadają dodatkowe ruchome elementy. Pokrywa skanera lub automatyczny podajnik dokumentów mogą otworzyć się podczas przenoszenia.
Jeżeli konstrukcja posiada fabryczne blokady transportowe, należy używać ich zgodnie z przeznaczeniem. W pozostałych przypadkach trzeba zabezpieczyć urządzenie w taki sposób, aby ruchome części nie uderzały o obudowę.
Nie należy jednak mocno dociskać delikatnej pokrywy ciężkimi przedmiotami ani używać zabezpieczeń mogących pozostawić trudne do usunięcia ślady.
Taśma klejąca nie powinna być przyklejana przypadkowo do każdej części obudowy
Chęć unieruchomienia elementów często prowadzi do użycia dużej ilości taśmy. Nie każda powierzchnia dobrze znosi jednak kontakt z mocnym klejem.
Po transporcie na obudowie mogą pozostać ślady, a przy odrywaniu taśmy może dojść do uszkodzenia delikatnych elementów wykończeniowych.
Jeśli konieczne jest dodatkowe zabezpieczenie, lepiej najpierw zastosować warstwę ochronną lub rozwiązanie przeznaczone do pakowania sprzętu. Taśma nie powinna mieć również kontaktu z elementami znajdującymi się wewnątrz drukarki.
Duża drukarka powinna być przenoszona przez liczbę osób odpowiednią do jej masy
Niewielką drukarkę domową można zwykle przenieść samodzielnie. Większe urządzenia biurowe potrafią jednak ważyć kilkadziesiąt kilogramów.
Próba samodzielnego podnoszenia ciężkiego sprzętu grozi zarówno jego upuszczeniem, jak i urazem osoby przenoszącej. Drukarki nie należy podnosić za podajnik, pokrywę skanera ani inne wystające części.
Jeżeli producent wskazał miejsca przeznaczone do chwytania urządzenia, warto z nich korzystać. Przy większej masie potrzebne mogą być dwie osoby lub odpowiedni sprzęt transportowy.
Stabilne ustawienie drukarki w samochodzie jest równie ważne jak dobre opakowanie
Nawet dobrze zabezpieczone urządzenie może zostać uszkodzone, jeśli paczka będzie swobodnie przesuwała się w bagażniku. Szczególnie niebezpieczne są gwałtowne hamowania i zakręty.
Drukarkę najlepiej ustawić na stabilnej, płaskiej powierzchni i zabezpieczyć przed przemieszczaniem. Nie należy kłaść na niej ciężkich pudeł.
W przypadku urządzenia atramentowego trzeba dodatkowo pilnować właściwej pozycji przez cały czas przewozu.
Transport do serwisu można wykorzystać do uporządkowania bieżących potrzeb związanych z drukiem
Awaria urządzenia często ujawnia, jak bardzo codzienna praca firmy zależy od jednej drukarki. Jeżeli sprzęt ma pozostać w serwisie przez kilka dni, dobrze wcześniej ustalić, które dokumenty można wykonać na innym urządzeniu, a które wymagają bardziej przewidywalnej jakości.
Dotyczy to zwłaszcza materiałów przygotowywanych dla klientów, większych nakładów czy wydruków, których termin nie może zostać przesunięty do czasu zakończenia naprawy. W takiej sytuacji przydatne może być wcześniejsze zaplanowanie alternatywnej realizacji, na przykład poprzez https://premiumcolor.pl/wlochy/, zamiast pośpiesznego odbierania drukarki z serwisu przed zakończeniem diagnostyki.
Zdjęcia stanu urządzenia przed transportem mogą być przydatne przy wysyłce kurierskiej
Przed zapakowaniem warto sfotografować obudowę urządzenia oraz sposób zabezpieczenia go w kartonie. Nie jest to skomplikowana czynność, a pozwala zachować informację o stanie sprzętu przed wysyłką.
Zdjęcia mogą być szczególnie przydatne, jeśli drukarka ma widoczne wcześniej rysy, pęknięcia albo inne ślady użytkowania.
W przypadku osobistego dostarczenia sprzętu takie dokumentowanie nie zawsze jest potrzebne, ale przy transporcie wykonywanym przez zewnętrzną firmę stanowi rozsądne zabezpieczenie.
Do drukarki warto dołączyć czytelny opis usterki zamiast liczyć na odtworzenie problemu podczas przyjęcia
Krótka notatka może znacząco ułatwić pracę serwisu. Powinna opisywać objaw możliwie konkretnie.
Zamiast pisać „drukarka nie działa”, lepiej wskazać: „papier zacina się po pobraniu pierwszej kartki”, „po około 20 stronach pojawiają się czarne smugi” albo „komputer nie wykrywa urządzenia przez USB”.
Warto również zaznaczyć, czy problem występuje stale, czy tylko od czasu do czasu.
Przykładowy wadliwy wydruk może być cennym materiałem diagnostycznym dla serwisanta
Jeśli przyczyną wizyty są paski, plamy, blade kolory, powtarzające się ślady lub inne problemy jakościowe, dobrze dołączyć kilka przykładowych kartek.
Na wydruku można zaznaczyć datę oraz informację, czy problem pojawił się przed lub po wymianie materiału eksploatacyjnego.
Takie próbki pozwalają serwisantowi zobaczyć rzeczywisty charakter usterki nawet wtedy, gdy po transporcie problem chwilowo nie występuje.
Dane zapisane w pamięci urządzenia warto uwzględnić przed przekazaniem drukarki
Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne mogą przechowywać różnego rodzaju ustawienia, książki adresowe, dane sieciowe lub historię określonych operacji. W firmie może mieć to znaczenie z punktu widzenia bezpieczeństwa informacji.
Przed oddaniem sprzętu warto ustalić, jakie dane przechowuje konkretny model oraz jakie są zasady obowiązujące w danej organizacji.
Nie należy jednak przywracać ustawień fabrycznych automatycznie. Jeśli usterka dotyczy konfiguracji lub komunikacji, usunięcie ustawień może utrudnić odtworzenie problemu.
Akcesoria powinny być przekazywane tylko wtedy, gdy są potrzebne do diagnostyki
Nie zawsze trzeba wysyłać do serwisu wszystkie przewody, dodatkowe podajniki, zapasowe tonery i inne elementy. Im więcej akcesoriów zostanie przekazanych, tym łatwiej później o pomyłkę.
Z drugiej strony konkretny przewód może być potrzebny, jeśli podejrzenie dotyczy właśnie komunikacji. Materiał eksploatacyjny może natomiast mieć znaczenie przy problemach z jakością wydruku.
Najlepiej przygotować listę rzeczy przekazywanych razem z urządzeniem. Ułatwia to późniejszy odbiór.
Lista kontrolna przed zamknięciem kartonu pozwala uniknąć najczęstszych błędów
Przed przekazaniem drukarki do transportu warto jeszcze raz sprawdzić:
- czy urządzenie zostało prawidłowo wyłączone,
- czy odłączono wszystkie przewody,
- czy z podajników wyjęto papier,
- czy złożono wystające podpórki,
- czy ruchome części są zabezpieczone,
- czy urządzenie zachowuje właściwą pozycję,
- czy materiały eksploatacyjne przygotowano odpowiednio do konstrukcji,
- czy karton jest wystarczająco mocny,
- czy drukarka nie przesuwa się wewnątrz opakowania,
- czy dołączono opis usterki,
- czy spisano przekazywane akcesoria,
- czy zachowano przykładowy wadliwy wydruk.
Kilka minut poświęconych na taką kontrolę może zapobiec dodatkowym problemom podczas przewozu.
Najczęstsze błędy podczas transportowania drukarki mogą doprowadzić do nowych usterek
| Błąd podczas przygotowania | Możliwe następstwo |
|---|---|
| Pozostawienie podłączonego przewodu | uszkodzenie gniazda |
| Transport drukarki atramentowej na boku | ryzyko problemów z układem atramentu |
| Pozostawienie wysuniętej podpórki | pęknięcie elementu |
| Luźne urządzenie w kartonie | uszkodzenia po uderzeniach |
| Pozostawienie papieru w podajniku | niekontrolowane przesuwanie arkuszy |
| Przenoszenie za pokrywę lub podajnik | uszkodzenie obudowy |
| Brak opisu usterki | trudniejsze odtworzenie problemu |
| Niedostarczenie potrzebnego wkładu | utrudniona diagnostyka jakości wydruku |
Odpowiednie przygotowanie nie musi być skomplikowane. Największe znaczenie mają stabilność, właściwa pozycja urządzenia i ochrona delikatnych części.
FAQ – przygotowanie drukarki do transportu do serwisu
Czy przed transportem trzeba wyjąć toner z drukarki?
Zależy to od konstrukcji konkretnego urządzenia oraz sposobu przewozu. Jeśli toner jest związany ze zgłaszaną usterką, może być również potrzebny podczas diagnostyki.
Czy drukarkę atramentową można przewozić na boku?
Najbezpieczniej utrzymywać ją w pozycji zgodnej z normalnym ustawieniem podczas pracy. Jest to szczególnie ważne w urządzeniach wyposażonych w zbiorniki z ciekłym atramentem.
Czy trzeba wyjąć papier przed oddaniem drukarki do serwisu?
Tak, w większości przypadków warto opróżnić podajniki. Zmniejsza to ryzyko niekontrolowanego przesuwania się arkuszy podczas transportu.
Co dołączyć do drukarki przekazywanej do naprawy?
Przydatny jest dokładny opis problemu, kod błędu oraz przykładowy wadliwy wydruk. Akcesoria i materiały eksploatacyjne warto przekazać wtedy, gdy mogą być potrzebne do odtworzenia usterki.
Czy oryginalne pudełko jest konieczne?
Nie, ale jest bardzo dobrym rozwiązaniem. Jeśli go nie ma, należy zastosować mocny karton oraz odpowiednią amortyzację, która uniemożliwi przemieszczanie się urządzenia podczas transportu.
